秘书接待客人的基本用语

一、礼仪的定义。
礼-- 礼貌、礼节；仪 -- 仪态、仪容、仪表。具体指人们在社会交往活动中应共同遵守的行为规范和准则。仪表端庄，举止大方是基本的要求。
主要表现在：
礼貌——社会居民为了维持正常的生活秩序而共同遵循的最起码道德。
礼节——社交中迎送往来表示致意、问候、祝颂等惯用形式。
仪式——一定场合举行的具有专门程序、规范 化的活动。
仪表——指人们的容貌、服饰、姿态、风度、举止等。
热忱待客——作好引路、开关门、引见、 让座、上茶、挂衣帽、送书报 等工作。
二、具体动作要领：
1. 引路———在客左前方，转身照顾，热情介绍，适当手势，提供服务。
2. 开关门——五步曲：
A、敲门——得到允诺才可开门
B、开门——知道应用哪只手（门把对左手，用右手开；门把对右手，用左手开）、明确进门顺序（外开门，客先入，内开门，已先入）
C、挡门（侧身用手或身挡门，留出入口）
D、请进（礼貌地用语言和手势同时示意请进）
E、关门（进毕再慢慢地关门）
3. 引见———先由高至低介绍客方，再逐一介绍主方。
4. 让座———引导入上座（离门远的座位或同排右为上）。
5. 上茶———有可能时征求意愿，手、茶具要清洁，尽量用托盘轻手轻脚送茶。
6. 送客——礼貌周到：
礼貌送客——客户表示告辞后，主方再用言语、行动送客。
言语——热情的感谢语、告别语。
行动——周到的服务（取、穿衣帽，帮提重物等）；礼貌身送（适情应对）；热情告别（握手、话语、挥手致意等）
送客常规：低层送到大门口；高层送到电梯口；有车送到车离去。
7. 站姿——头正颈直，双眼平视前方上扬15度，下颌回收，双肩展开用力向后微张，并在肩部有一组下沉的力量，然后，挺胸收腹，立腰提臀，双手自然垂放，双腿绷直并且加紧，两腿之间不留缝隙，最后，双脚平行落于地面，重心不要左右摇摆，始终落在两脚之间，整个人稳固，面部表情和善微笑。
A、垂手站姿图：身体挺拢，抬头沉肩；挺胸收腹，双腿并拢；微收下颌，双目平视。
B、前交手站姿、后交手站姿。

8. 坐姿——坐是一种静态造型，正确的坐姿应该两腿并拢，双脚并立或作相互交错的倾斜。
落座要先看好位置，轻稳入座。坐姿要给人安祥端庄的形象
A、垂直式坐姿图：腰背挺直，双肩放松、女士双膝并拢、男士膝部分开不超过肩宽

B、开关式坐姿图：女士双膝并紧，两小腿、前后分开，两脚在一条线上，男士可采取前后分开，也可左右分开。
9. 走姿——行走时不可以颔首凹胸，显得无精打采，最可贵的是昂首阔步，收腹挺胸，以显示你的自信。
10. 眼神——眼睛是心灵的窗口，眼神是面部表情的核心，它不会隐瞒，更不会说谎。目光接触是交往中常见的沟通方式，眼神不同，含义无穷。应真诚、坦然、亲切、有神，目光视线应落在对方双肩和头顶所构成的区域内，不应躲闪或紧盯对方眼睛。
三、着装规范
在交往中，对自己进行必要的、适当的形象设计是十分重要的一环。在这里，所谓形象设计是指对自己的仪表、服装、饰物等进行恰到好处的修饰和选择，使之符合自己的体表特征和身份要求。简而言之，就是穿着打扮的基本规范。
人们常说：尊重自己是尊重他人的前提。只有对自己进行适当的“设计”，使自己的形象遵守一定的规范，才能使自己的交往对象明白你的良苦用心，明白你对他的尊重之意。
从事办公室工作的秘书人员，学会在各种场合扮好自己的形象，不仅仅是为了个人的形象，也是为了维护公司的整体形象。发型上应力求流畅、简洁，注意护理头发。衣领及头上的头皮屑有碍观瞻，应保持护理头发的好习惯。女性化妆应以轻柔、优雅的淡妆为主，切忌浓妆艳抹。不宜涂过多彩色眼影，口红不可以涂得太鲜太亮。服装最好以大方、舒适，便于行动为要。办公时间则应以套装或衬衫、裙子的搭配为宜。值得注意的是，穿着服装的色彩虽然可以跳眼一点，但不可以把所有的颜色往自己身上堆，打扮得像个调色板，丰盛得像棵圣诞树，降低品味。
四、其他细节
1. 打电话的姿势
最好养成用左手拿话筒的习惯，右手空出来后随时都可将对方所讲的话或重要事项记下来，尽量站着听电话，即使采取坐姿，也要伸直上身，如此有助于语调的提高，精神集中，更能展现你高雅的神韵。通话时，如遇到不礼貌者也应该稳定情绪，稍安勿躁，以礼相待。
2. 注意交流上的细节
微笑是你最好的武器，微笑可以最直接地得到对方的好感，也会意想不到地得到对方的原谅。交往中的微笑是对人的尊重、理解和奉献，成为增进友谊的纽带，它如润滑剂，可以化解一切，升华一切。“我特别喜欢新来的那个同事的微笑，总是很亲切很善意的样子，如果她出点小错误也不会责怪她。”和别人交往时一定要注意微笑，不管是已经很熟的同事，还是没见过几次的陌生同事。
说话时要看着对方，并且集中精神。目光专注、注意聆听。要让对方感到你很重视他的意见，很想从他那里得到业务上的知识，这样对方有受到尊敬的感觉。
学会主动和人打招呼，在电梯或洗手间遇到同事不要刻意回避，尽量先和对方搭话。
3. 迎送礼仪
当客人来访时，你应该主动从座位上站起来，引领客人进入会客厅或者公共接待区，并为其送上饮料，如果是在自己的座位上交谈，应该注意声音不要过大，以免影响周围同事。切记，始终面带微笑。
4. 名片礼仪
递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方。接名片时要用双手，并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话，不要将名片收起来，应该放在桌子上，并保证不被其他东西压起来，这会使对方感觉你很重视他。参加会议时，应该在会前或会后交换名片，不要在会中擅自与别人交换名片。
5. 握手的礼仪
愉快的握手是坚定有力，这能体现你的信心和热情，但不宜太用力且时间不宜过长，几秒钟即可。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗，不宜与人握手，只要主动向对方说明不握手的原因就可以了。女士应该主动与对方握手，不要戴手套握手。另外，不要在嚼着口香糖的情况下与别人握手。
五、接待礼仪
接待来访者是很多秘书的日常工作之一，也是最能体现一个秘书职业礼仪水平的工作。秘书的接待工作要求中就专门有接待礼仪这一项，如“对预约或未预约的来访者热情友好、接物与递物举止不失礼仪、能够按照礼仪规格以礼送客”等。但这只是一个秘书最基本的接待工作要求，中、高级秘书还应该在接待工作中能够妥善地处理或解决来访者的要求和意见，能够安排好领导与外宾会见、会谈并根据涉外礼节、外宾所属国文化传统、民族习惯安排好迎送外宾工作。
以下为注意要点：
1. 接待人员服饰要整洁、端庄、得体、高雅；女性应避免佩戴过于夸张或有碍工作的饰物，化妆应尽量淡雅。
2. 对来访者，应起身握手相迎，对上级、长者、客户来访，要起身上前迎候。如果自己有事暂不能接待来访者，要安排助理或相关人员接待客人。如果来访者是预先约定好的重要客人，则应根据来访者的地位、身份等确定相应的接待规格和程序。
3. 客人到来时，领导若不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。
4. 接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。
A、在走廊的引导方法：接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。 B、在楼梯的引导方法：当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时， 接待人员应该注意客人的安全。
C、在电梯的引导方法：引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客 人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。
D、客厅里的引导方法：当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下， 看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座 （一般靠近门的一方为下座）。
5. 要认真倾听来访者的叙述。对来访者的意见和观点为不要轻率表态。
6. 对能够马上答复的或立即可办理的事，应当场答复，迅速输，不要让来访者等待，或再次来访。
7. 正在接待来访者时，有电话打来或有新的来访者，应尽量让助理或他人接待，以避免中断正在进行的接待。
8. 对来访者的无理要求或错误意见，应有礼貌地拒绝，而不要刺激来访者，使其尴尬。